労務管理は企業における適正な労働環境を維持するために行われます。
主な業務として

  • 労働時間管理
  • 給与計算
  • 社会保険の手続き
  • 安全衛生管理
  • 労務トラブル対応
  • 就業規定の作成管理

兄弟システム「クラウド出面管理DMEN」のPRでご紹介したことですが、
少子高齢化のなかで、優秀な人材を安定的に確保し、従業員に十分なパフォーマンスを発揮してもらう。
その目的を明確にした労務管理を「攻めの労務管理」と呼んでいます。

労働時間管理において、まず取り組まなければならないのは「労働時間の適正な把握」です。
これは、「攻めの労務管理」でもなんでもなく、いわゆるコンプライアンスの領域です。
また、特に最近では働き方改革でクローズアップされていますので労働時間管理が甘い企業は社会的に大きなマイナス評価をされてしまいます。

「労働時間の適正な把握」の要点はどこにあるのでしょうか。
厚労省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」(平成29年1月20日策定)
を要約します。

  • 自己申告をベースにしたあいまいな労働時間の把握により適正な管理が行われていないケースがある。
  • 労働時間の定型的な管理が難しい労働者(管理者やみなし労働時間制の適用者)であっても健康確保の観点から、雇用者に適正な労働時間管理を行う責務がある。
  • 雇用者の指揮命令したにおかれていると評価される時間は労働契約、就業規則、労働協約の内容いかんにかかわらず労働時間をみなす必要がある。
  • 労働時間の適正な把握のため雇用者が講ずるべき措置として
    • 始業・終業時間の記録は自己申告に任せず雇用者が自ら視認し、客観的な方法で記録する。
    • 自己申告に、一定程度頼らざるを得ない場合であっても、労働者に十分な説明を行い、労働者の適正な申告を阻害する措置を講じてはならない。
    • 適正に把握された労働時間に基づく賃金台帳の運用を行う
    • 労働時間に関する記録は最低3年間保管する義務がある 等々
「ガイドライン」は、自主的に遵守することが推奨されるルールとして、
法令や基準の下に位置づけられている。
しかし、現在は法律の解釈の部分も多く含んでおり、行政処分などの基本となるため、
法律実施の基本的な方向性や、
判断基準を示すと見るべき存在となっている。

つまり、終業時間の把握は

  • 自己申告によることは望ましくなく
  • 幅広い労働者を対象に
  • 適正な評価基準で
  • 使用者(雇用者)の現認ができる方法で行い
  • それを客観的証拠に残す

ということになります。
現実的に、現在多くの企業で従業員が書く勤務記録表や月報により就業記録を収集しています。
こうした自己申告形式は禁止とはなってはいませんが、その真正性をチェックする様々な運用が義務付けられています。
こうした負荷増大を回避する意味で、勤怠管理システムが注目されています。

旧来からあるタイムレコーダー以外にも、現在ではカードリーダーを用いたもの、パソコンのログイン/オフと連動したものなどさまざまなシステムがあります。

どういったシステムが上記ガイドラインと照らして望ましいのか。
こうした観点で勤怠管理システムの要件定義を簡単に整理してみます。

  1. 出退勤時刻の打刻は出退勤の際の行動に連動してなされること
  2. 出退勤時刻が改竄困難な媒体に正確に打刻されること
  3. 打刻された出退勤時刻を管理者がリアルタイムに参照できること。
  4. 全ての事業場で利用できること
  5. フレックスタイムやシフト制など、さまざまな勤務形態にも対応していること。
  6. 事業場外における行動時間も把握できること
  7. 操作が簡単で、すべての従業員が使えること。
  8. 集計された出退勤情報がCSV形式でダウンロードでき、給与計算を含めたさまざまな管理業務に利用できること
  9. 導入システムの維持、メンテナンスが必要ないこと
  10. 価格(ガイドライン外)

僭越ながら、しかしPRなので、クラウド出勤簿DMENを他形式の勤怠監視システムと並べて評価してみます。
項目の列に記載されている番号は上記項番を指します。

検討項目の重要性に差をつけるために、合計100点を重要性ウェイトとして各項目に配分する。(例 コスト20点)
各検討項目に対する各案の相対的優位性を合計1点として配分する
こうして縦横に配分した数値を乗じて、案毎に合計したものが総合評価点。
(例 タイムレコーダー17.5点)
合計は100点となる。

DMENで出退勤時刻の打刻に必要なのはスマートフォンとQRコードだけです。
専用機器やネットワークなどのインフラは不要です。
だから、全事業場にコストフリーで展開できるだけではなく、事業場外の行動管理も可能です。

プラットフォームはクラウドを利用します。
ですので、従業員の出退勤状況をどこからでも確認することができます。

半面クラウドは、キメの細かいカスタマイズが苦手です。
始業時間やシフト制の有無、休日など各社毎のカスタマイズはExcel帳票に展開してご提供いたします。
有償となりますが、ある程度御社のご要望を反映させることが可能です。

カスタマイズ前の出退勤データはすべてCSVで無料ダウンロードできます。
加工次第で給与計算にも利用できますし、他管理への展開も可能です。

そして、DMENには一切の導入障壁がありません。
予算ゼロ、工事ゼロ。
思い立ったが吉日、お試し利用を含めて、今日から自動化勤怠管理をスタートすることができます。

ご利用、ご検討にあたってはこちらのサイトをご覧ください。