1.概要

クラウド出勤簿DMENには企業管理者や従業員自身が利用できる管理サービスがWEBサービスとして提供されています。

従業員用のサービスとしては以下の機能が実装されています。

  • 月次出退勤履歴の参照(「~従業員編1」で解説済)
  • 特別休暇取得申請  (「~従業員編2」で解説済)
  • 休日出勤申請    (「~従業員編2」で解説済)
  • 休暇/休出申請確認  (「~従業員編2」で解説済)
  • 打刻もれチェック
  • 打刻もれ修正と申請
  • 月末〆確定申告

クラウド出勤簿DMENはスマートフォンを利用して、自動的に出退勤情報を収集するシステムですが、打刻漏れを防ぐ物理的な手段はもっていません。
出退勤記録の完全性を確保するために、利用者が自らの操作の正誤を確認し、過誤があればそれを修正する機能が必要です。
「クラウド出勤簿DMENの使い方 従業員編3」では「~従業員編2」に続き打刻もれチェックと休日休暇申請、そして打刻もれ修正と申請の方法を解説します

2.従業員用サービスへの入り方

クラウド出面管理DMEN 「フロントページ」から企業コードと企業パスワードを使ってログインします。

企業用サービスメニュー に遷移します。

少し下に移動して「3.個人毎の管理メニュー」から各種サービスを利用します。
DMENから付与された利用者コード、または会社で管理されている社員番号と会社から付与された利用者パスワードでログインします。
社員番号はDMENへの従業員プロファイル登録の際に登録されている必要があります。

「個人管理メニュー」に遷移します。上部にログイン利用者のプロファイルが表示されます。

3.月次出退勤履歴

「1.月次出退勤履歴」で年月を指定してボタンを押します。

月次出退勤履歴が表示されます。

月次出退勤履歴の表示以外にこのページから
(1)CSVダウンロード
(2)打刻もれチェック
(3)確定申告
が行えます。

4.打刻もれチェック

月次出退勤履歴を確認して問題がないか確認します。
退勤時の打刻もれがある場合は退勤時間が「NULL」
出勤時の打刻もれがある場合はその日の出退勤記録がこの表には記載されません。
打刻もれがあった場合はスマートフォン側でも警告が表示されているはずなので、月末〆前の適当な時期に打刻漏れチェックは行うようにします。
ページ下方の「打刻もれチェック」ボタンを押します。

打刻もれチェック画面に遷移します。
ここでは月次出退勤履歴で指定した年月における打刻もれ勤怠記録が一覧表示されます。

打刻もれには2つのパターンがあります。
・出勤時には打刻したが、退勤時にもれがある場合(上段)
・出勤時に打刻もれがあったが退勤時には正規に打刻を行った場合(下段)

打刻もれ勤怠記録の一覧表はそのパターン毎に表示されます

5.打刻もれ修正

退勤時の打刻もれを修正する場合は上段に記載されている打刻もれリストから修正したい勤務記録を右端のラジオボタンで選択し、修正後の時間を選択リストで指定し、「退勤時間修正申請」ボタンを押します。

確認画面に遷移しますので、間違いがなければ「退勤時間修正申請」ボタンを押します。

登録の成否が表示されます。
登録が完了した場合は「各種サービスに戻る」、で個人毎の管理メニューに戻ります。
失敗した場合は「各種サービスに戻る」、で打刻もれチェック画面に戻ります。

出勤時の打刻もれ修正も基本的には同じ手順です。
出勤時の打刻もれを修正する場合は打刻もれチェック画面、下段に記載されている打刻もれリストから修正したい勤務記録を右端のラジオボタンで選択し、修正後の時間を選択リストで指定し、「出勤時間修正申請」ボタンを押します。

以降の手順は退勤時の打刻もれ修正と同じです。

打刻もれの修正は申請するだけでは実際の勤務記録には反映されません。事業場管理者がその申請に対し承認を行う必要があります。
管理者側の申請処理については【クラウド出勤簿DMENの使い方 ~事業場管理編X】で近日中にご紹介します。
ちなみに、一連の承認が完了した状態での月次出退勤履歴が以下です。1/20の退勤時間が18:00、1/29の出勤時間が8:00に修正されていることが分かります。

6.おわりに

企業などで業務の流れ(ビジネスプロセス)を把握・分析し、継続的に改善・最適化していくことをBPM 【 Business Process Management 】 ビジネスプロセスマネジメントと言います。
このプロセスに情報システムをどのように活用するのか、が企業におけるIT利活用の最重要課題となっています。
そのためには情報システムで扱う情報に「気密性」「完全性」「可用性」が求められます。

今回ご紹介した機能はDMENで管理する出退勤記録の完全性を担保します。

情報システムにおける完全性とはデータが全て揃っていて欠損や不整合がないことが保証されている状態を指します。
情報システムでは膨大なデータを集計、加工して、利用者にとって有用な形の情報を提示します。
しかしその際のデータに不備や疑念があるとすれば、そのシステムが提示する情報など誰も信用しないでしょう。

DMENでは完全性対策として以下の機能をサポートしています。

・ランダムに運用できる複数パターンのQRコード生成
・GPSによる打刻時の緯度経度登録
・打刻もれ修正プロセス

こうして管理された出退勤データの信頼性は高く、企業活動においても安心して活用ができます。

クラウド出勤簿DMEN ご利用と詳細はこちらから。