【クラウド出勤簿ＤＭＥＮの使い方 ～事業場管理編３】
hushiro１．概要
クラウド出勤簿ＤＭＥＮには企業管理者や従業員自身が利用できる管理サービスがＷＥＢサービスとして提供されています。
事業場管理者用のサービスとしては以下の機能が実装されています。
- 事業場設置用QRコード出力（「～事業場管理編１」で解説済）
- 月次出退勤履歴参照
- 出勤者状況参照
- 事業場情報更新/変更
- 休暇/休出申請承認 （「～事業場管理編２」で解説済）
- 打刻もれ修正申請承認
- 月次出退勤申告 承認/却下
クラウド出勤簿ＤＭＥＮはスマートフォンを利用して、自動的に出退勤情報を収集するシステムですが、打刻漏れを防ぐ物理的な手段はもっていません。
出退勤記録の完全性を確保するために、利用者が自らの操作の正誤を確認し、過誤があればそれを修正する機能が必要です。
「クラウド出勤簿ＤＭＥＮの使い方 従業員編３」で打刻もれチェックと打刻もれ修正と申請の方法を解説しました。
「クラウド出勤簿ＤＭＥＮの使い方 事業場管理編３」ではその打刻もれ修正申請に対する承認および却下について解説します。
２．事業場管理メニュー
クラウド出面管理ＤＭＥＮ 「フロントページ」から「企業用サービスメニュー」
このページにある「２．事業場毎の管理メニュー」に管理対象である事業場のコードとパスワードを入力して「事業場管理メニュー」に遷移します。
詳しくはＷＥＢマニュアルを参照してください。
下に移動して「６．打刻漏れ修正申請承認」から承認作業を行います。
所属事業場配下の従業員による申請中の仕掛案件をリスト表示させます。
その前に、表示順をラジオボタンから指定します。
そのうえで「申請中」ボタンを押します。
３．打刻もれ修正申請の承認と却下
所属事業場配下の従業員による申請中の仕掛案件をリストが表示されます。
月次に関係なく仕掛中、つまり承認も却下もしていない申請案件がすべて表示されます。
対象案件をリストの右端にあるラジオボタンで選択します。
「承認/却下」ボタンを押します。
打刻漏れ修正申請 承認画面 に遷移します。
内容について確認してラジオボタンで承認、あるいは却下を選択してください。
一括承認はできませんが、承認作業は繰り返し行うことができます。
「処理」ボタンを押します。
処理結果が表示されます。
ここから、次の承認/却下作業を行う場合は、仕掛案件リストのソート順をラジオボタンで選択し、「打刻漏れ修正申請状況」ボタンを押します。
再度、所属事業場配下の従業員による申請中の仕掛案件をリストが表示されます。
今しがた承認を行った案件はリストからは外れています。
打刻漏れ修正申請 承認画面 に遷移します。
今度は選択案件につき、却下をします。
処理結果が表示されます。
以上の手順で、従業員からの打刻漏れ修正申請を承認、却下します。
承認を行うと、打刻漏れ修正が完了します。
従業員側から行う、打刻漏れチェックで承認済案件は既に除外されています。
却下案件は打刻漏れ修正はされないので、相変わらず打刻漏れチェックでリスト表示されます。
４．おわりに
政府主導による働き方改革は少子高齢化のなか、女性や高齢者の潜在力を活用し、現在の労働環境を改善させて日本全体の生産性を向上させ、最終的には出生率を向上させていこうとするものです。
その政策の骨子に労働時間の短縮というのがあり、そのための労務管理が求められています。
労働時間の適正な把握というのもそのひとつで、厚労省のガイドラインでは自己申告をベースにしたあいまいな労働時間の管理の改善が強調されています。
ガイドラインでは従業員の始業・終業時刻の確認と記録は原則的に
- 使用者が、自ら現認する
- タイムカード、ＩＣカード、パソコン等の客観的なデータを利用する
やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合
- 関係者への十分な説明
- 自己申告による労働時間に疑念がある場合には調査して労働時間の補正をする
- 使用者は労働者が自己申告を行う際に圧力をかけてはいけない
とあります。
そして企業は、こうして管理されたデータをもとに労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数といった事項を適正に記入しなければなりません。
ＤＭＥＮはスマートフォンとＱＲコードを利用して出退勤情報の取得を自動化したシステムです。
しかし、セキュリティゲートのような出退勤時の打刻漏れを物理的に防止するすべを持っていません。
「クラウド出勤簿ＤＭＥＮの使い方 従業員編３」で解説した利用者側からの打刻漏れ修正機能はこの弱点をカバーし、出退勤データの完全性※を担保しています。
そして、今回ご紹介したようにこの打刻漏れの修正手順に、管理者の承認を加えることで、ＤＭＥＮは出退勤データの正真性を担保しています。
※情報システムにおける完全性とはデータが全て揃っていて欠損や不整合がないことが保証されている状態を指します
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